Zwischen Druck und Fokus:

Ein Geschäftsführer brachte es kürzlich bei einem Austausch auf den Punkt: Drei akute Herausforderungen beanspruchen je 100 % seiner Zeit – doch er hat nur 100 % zur Verfügung. Selbst mit langen Arbeitstagen reicht es nicht. Was tun? Kopf einziehen? In blinden Aktionismus verfallen? Beides keine Optionen.

Diese Situation ist für Führungskräfte Alltag. Die Arbeitslast übersteigt die verfügbare Zeit. Ein bewusstes Zeitmanagement wird damit zum essenziellen Erfolgsfaktor und zur Vorbildfunktion. Denn wenn wir als Führungskräfte unsere Aufgaben nicht im Rahmen der vorhandenen Ressourcen bewältigen können – wie sollen es dann unsere Mitarbeitenden?

Ein von mir über Jahre erprobter und pragmatischer Ansatz ist die gezielte Priorisierung der Führungsaufgaben in drei Bereiche:
 

1. Stark betreut: Hier muss ich präsent sein, sonst entsteht Schaden.
2. Ab und zu betreut: Gut organisiert, gelegentliche Abstimmung genügt.
3. Wenig bis nicht betreut: Läuft stabil, meine Rolle beschränkt sich auf Wertschätzung.

Diese Struktur hilft, den Fokus zu bewahren und gezielt dort Energie einzusetzen, wo sie am meisten bewirkt. Führung bedeutet nicht, alles selbst zu tun – sondern die richtigen Prioritäten zu setzen.

 

Konkret für Ihren Führungs-Alltag bedeutet das:

1. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben in die o.e. drei Bereiche
   1. Stark betreut
   2. Ab und zu betreut
   3. Wenig bis nicht betreut
2. Konzentrieren Sie sich auf die "stark betreuten" Bereiche. Hier ist Ihre Präsenz unerlässlich, um grösseren Schaden zu vermeiden.
3. Delegieren Sie Verantwortung in den anderen Bereichen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden und geben Sie ihnen die Chance, zu wachsen.
4. Schaffen Sie Lernprozesse und Feedback-Schleifen, die ohne Ihre ständige Anwesenheit funktionieren. Stellen Sie sicher, dass sie keine Papier-Tiger sind, sondern aktive gelebt werden.
5. Nutzen Sie Ihre begrenzte Zeit in den "wenig betreuten" Bereichen für Wertschätzung und Anerkennung.

Die Kunst besteht darin, das scheinbar Unmögliche möglich zu machen. Nicht durch Überarbeitung, sondern durch kluges Priorisieren, Delegieren und Vertrauen in Ihr Team. So schaffen Sie nicht nur mehr in weniger Zeit, sondern fördern auch die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden und Ihres Unternehmens gezielt.

 

Juni 2025
Text: Alex Freihofer