Alles bestens organisiert. Oder?

Ein neuer Mitarbeitender startet. Sein Götti fürs Onboarding ist definiert. Gesehen hat er ihn beim gemeinsamen Mittagessen am ersten Tag und dann nochmals kurz vor dem Probezeitgespräch. Die Einarbeitungsphase? Hart. Nicht etwa, weil die Aufgaben grundsätzlich neu oder unvorhersehbar wären. Viele davon wiederholen sich regelmässig und wären oft sogar planbar. Trotzdem werden sie individuell ausgeführt. Man macht, probiert, fragt nach und erfindet dabei erstaunlich viel immer wieder neu. Und das in einer ISO-9001-zertifizierten Organisation mit dokumentierten Prozessen.

 

Alle sind ausgebucht

Die Führungscrew und die Fachexperten sind stark ausgelastet. Freie Termine zu finden, ist schwierig. Sitzungen takten die Tage durch. Immerhin hilft mittlerweile KI: Sie zeichnet Sitzungen auf, erstellt Zusammenfassungen und liefert teilweise bereits zum Sitzungsende das fertige Protokoll. Ein Effizienzgewinn? Vielleicht. Doch schauen wir genauer hin, stellt sich eine andere Frage: Braucht es all diese Sitzungen überhaupt? Bei einer genaueren Betrachtung zeigt sich, dass manche weder in dieser Form noch mit allen anwesenden Personen oder in der gewählten Kadenz notwendig wären. Trotzdem nicht teilzunehmen, wird als statustechnisch oder taktisch ungeschickt wahrgenommen. Und wenn KI alles aufzeichnet, verändert sich mitunter auch die Diskussion: Kritische Aussagen wollen noch bewusster platziert sein. So optimieren wir mit Technologie möglicherweise etwas, dessen Sinn wir zuerst hinterfragen sollten.

 

Was läuft da schief?

Organisationen können sich zunehmend mit sich selbst beschäftigen, statt sich konsequent für die tatsächlich zu lösenden Aufgaben zu organisieren. Dann gibt es einen Götti auf dem Papier, aber kaum Begleitung im Arbeitsalltag. Es gibt dokumentierte Prozesse, die den formalen Anforderungen entsprechen, und trotzdem wird immer wieder vieles neu erfunden. Es gibt Sitzungsgefässe, obwohl nicht klar ist, wer wofür tatsächlich gemeinsam am Tisch sitzen muss. Und es gibt KI-Protokolle, bevor geklärt wurde, ob es die protokollierte Sitzung überhaupt braucht. Das Resultat sind volle Agenden, hoher Koordinationsaufwand und Mitarbeitende, die viel Energie darauf verwenden, sich innerhalb der Organisation zu organisieren.

 

Organisation muss die Arbeit einfacher machen

Entscheidend ist deshalb nicht, ob Strukturen, Prozesse und Führungsinstrumente vorhanden sind. Entscheidend ist, ob sie bei der täglichen Arbeit helfen. Wer macht was? Was wiederholt sich? Was lässt sich vorbereiten oder standardisieren? Wo braucht es Führung? Welche Abstimmung ist tatsächlich notwendig? Wer muss dafür dabei sein und wer nicht? Wie wird Rückkoppelung und kontinuierliche Entwicklung innerhalb der Gesamtorganisation sichergestellt? Wer diese Fragen konsequent entlang der realen Arbeit beantwortet, entdeckt oft erstaunlich viel Potenzial und viel Sand im Getriebe, der sich entfernen lässt. Dafür braucht es nicht unbedingt die nächste grosse Reorganisation. Sondern den konsequenten Blick auf die tägliche Arbeit: Abläufe einfacher machen, Verantwortlichkeiten klären, unnötige Koordination abbauen und Führung dort stattfinden lassen, wo sie gebraucht wird. Durch Führungspersonen, die Menschen gerne haben und sich für sie interessieren.

 

So entsteht Effizienz nicht dadurch, dass wir immer schneller protokollieren, organisieren und koordinieren. Sondern dadurch, dass wir weniger davon brauchen.

 

Text: Bettina Freihofer Estrada