Prozessbegleitung

mitPlan übernimmt dabei die Rolle, die für eine zielführende Umsetzung erforderlich ist: Wir übernehmen die externe Projektleitung oder begleiten eine bestehende interne Projektleitung methodisch und als Sparringpartner. Bei Bedarf übernehmen wir auch Projektorganisation, Steuerung und PMO.

Dabei bringen wir die Erfahrung, Systematik und Instrumente der SteeringSoulution® ein. Gemeinsam mit den beteiligten Menschen klären wir Strukturen, Verantwortlichkeiten und Abläufe und sorgen dafür, dass die Veränderung Schritt für Schritt im Arbeitsalltag umgesetzt und verankert wird.

So kommt das Vorhaben voran – und gleichzeitig entstehen in der Organisation das Wissen und die Kompetenzen, um die Veränderung langfristig selbstständig weiterzuführen.

Wann eine Prozessbegleitung sinnvoll ist

Die Richtung ist häufig bereits klar, doch der Weg dorthin noch nicht. Vielleicht liegen mehrere Optionen auf dem Tisch oder erste Anläufe haben noch nicht die gewünschte Wirkung erzielt. Typische Ausgangslagen sind:

• Ein strategischer Entscheid soll in die Praxis übersetzt werden, etwa eine neue Führungsstruktur oder die Zusammenführung von Standorten.
• Eine Nachfolge steht an und Wissen oder Verantwortung soll nachhaltig übertragen werden.
• Mehrere Entwicklungen treffen gleichzeitig aufeinander, etwa knappe Ressourcen, Wachstum oder neue Anforderungen.
• Abläufe sind vorhanden, werden im Alltag aber unterschiedlich gelebt.
• Politische, gesetzliche, technologische oder wirtschaftliche Veränderungen erfordern eine Weiterentwicklung.

Was mitPlan in der Prozessbegleitung übernimmt

• Bedürfnisaufnahme und Standortbestimmung: zuhören, Perspektiven zusammenführen, Zusammenhänge sichtbar machen und den grössten Hebel erkennen
• Projektleitung und Steuerung: externe Projektleitung oder Begleitung der internen Projektleitung mit methodischer Führung, klarer Steuerung und transparentem Reporting
• Projektorganisation und PMO: Projektorganisation, Arbeitsweise, Informationsfluss, Entscheidungswege, Ablage, Termine und Fortschrittskontrolle aufsetzen und führen
• Organisation und Zusammenarbeit klären: Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, Schnittstellen und Entscheidungswege aufeinander abstimmen
• Strukturen und Abläufe entwickeln: Prozesse, Informationsflüsse und Strukturen gemeinsam mit den Beteiligten entwickeln, erproben und im Arbeitsalltag verankern
• Umsetzung sicherstellen: aus Erkenntnissen konkrete Massnahmen ableiten, Verantwortlichkeiten klären und die Umsetzung konsequent begleiten
• Menschen befähigen: Schlüsselpersonen und Mitarbeitende durch Sparring, methodische Orientierung und Arbeiten an konkreten Aufgaben befähigen
• Kommunikation und Entscheidungen begleiten: interne und externe Kommunikation sowie – wo relevant – politische oder institutionelle Entscheidungsprozesse vorbereiten und begleiten
• Wirkung überprüfen und nachsteuern: Fortschritte und Wirkung regelmässig überprüfen, Erkenntnisse zurückspielen und das Vorgehen bei Bedarf anpassen
• Nachhaltige Verankerung sicherstellen: Wissen und Kompetenzen in der Organisation aufbauen, damit die Veränderung nach Abschluss der Begleitung selbstständig weitergeführt werden kann

Was eine Prozessbegleitung Ihrer Organisation bringt

• Klarheit vor der Investition: Die Bedürfnisaufnahme zeigt, wo der grösste Hebel und der nächste sinnvolle Schritt liegen.
• Wissen bleibt in der Organisation: Aufgaben, Verantwortung und Zusammenhänge werden sichtbar und nachvollziehbar.
• Veränderung im Arbeitsalltag: Die Mitarbeitenden entwickeln mit und wachsen mit der Veränderung mit.
• Schrittweise Steuerbarkeit: Ergebnisse, Wirkung und nächste Schritte werden laufend überprüft.
• Zunehmende Selbstständigkeit: Ziel ist ein Betriebssystem, das Ihre Organisation selbst tragen und weiterentwickeln kann.

Von der Bedürfnisaufnahme bis zur selbstständigen Weiterentwicklung

Die Prozessbegleitung folgt den fünf Phasen der SteeringSoulution®: Bedürfnisaufnahme, Bestandesaufnahme, Prototyping, Implementierung und Reflexion. Jede Phase schafft konkrete Ergebnisse und neue Erkenntnisse. Diese fliessen direkt in den nächsten Schritt ein.

Sie entscheiden nach jeder Phase, ob und wie es weitergeht.

→ Unser Vorgehen

Praxisbeispiel: Drei Oberstufen werden zu einer gemeinsamen Schule

Drei Gemeinden führten ihre Oberstufen nach einem ersten Anlauf zu einer gemeinsamen Schule mit rund 300 Lernenden zusammen. mitPlan begleitete das Vorhaben als externe Gesamtprojektleitung von der Konzeption bis zum Betrieb, unterstützte die Klärung der Führungs- und Organisationsstrukturen und baute gemeinsam mit den Beteiligten ein integriertes Managementsystem auf.

«Besonders schätzen wir die unkomplizierte Zusammenarbeit mit mitPlan: flexibel verfügbar, verlässliche direkte Ansprechpersonen, vor allem, wenn es kritisch ist und eilt. mitPlan hat sich schnell Know-how im System Schule aufgebaut und dieses im Kontext der Organisationsentwicklung verknüpft.»
Matthias Meyer, Mitglied Verbandsschulbehörde GOSU

Häufige Fragen zur Prozessbegleitung