In Handlung kommen

Es ist Montagmorgen. Dein Kalender ist voll: Sitzungen, Deadlines, dringende Anfragen. Die To-do-Liste wächst, während die Zeit schrumpft. Und dann sind da noch die «Altbekannten» auf der Traktandenliste – Themen, die immer wieder auftauchen, weil Fakten fehlen, Zuständigkeiten unklar sind oder Diskussionen im Kreis laufen.

Frage an dich: Wo liegt deine Chance, hier etwas zu bewegen?

Die Ausreden-Falle: Warum wir nicht handeln
«Wenn ich nur mehr Zeit hätte …»
«Wenn das Budget da wäre …»
«Wenn die anderen endlich mitziehen würden …»

Diese Sätze sind keine Gründe – sie sind Ausreden, die uns im Hamsterrad des Alltags festhalten. Denn: Es gibt keinen perfekten Moment. Erfolgreiche Menschen und Organisationen handeln nicht, weil alle Bedingungen ideal sind, sondern weil sie Potenziale erkennen und nutzen – auf allen Ebenen: als Individuum, als Führungsperson, als Team. Doch wie?  Die Antwort liegt im Tun und Bewusstsein: Kleine Schritte bewirken mehr als grosse Pläne und detaillierte Konzepte.

 

Der erste Schritt: Blockaden sichtbar machen

Theorie und Praxis sind oft zwei verschiedene Welten. Nur durch Handeln sammeln wir Erfahrung – und gewinnen Sicherheit für schnellere, souveränere Entscheidungen. Bevor du handelst, ist es wichtig, dass du verstehst, was dich bremst, in welchem Kontext du dich bewegst.

Nimm dafür ein Blatt Papier oder gestalte eine einfache Tabelle am Bildschirm - je nach Anzahl Aufgaben macht es Sinn, die Tabelle nach Monat, Tag, Aufgabe, ev. auch Verantwortlichkeit oder weiteren Informationen zu strukturieren - und beantworte folgende Fragen:

• Welche Aufgaben wiederholen sich bei dir? Pro Tag. Pro Woche. Pro Monat. Pro Jahr?
• (Hier zählen auch wiederkehrende Aufgaben, die scheinbar nicht planbar sind, z.B. die Suche nach Dokumenten, Anfragen von der Abteilung X zum Thema Y)
• Wann sind die Aufgaben planbar?
• Gleiche die Aufgaben mit deinem Kalender, deinem Stellenprofil, deiner Ablage etc. ab und ergänze sie

Beispiel aus dem Facility-Management

Häufigkeiten	Aufgabe	Verantwortlichkeit	Planbar
Täglich - tagesfertig	Mails und Fragen aus dem Team beantworten	Leitung Facility-Management	nein
Ca. alle zwei Montae – jeweils auf GL-Sitzung	Reporting für GL zusammenstellen und vorab schicken	Leitung Facility-Management	ja
Wöchentlich	Stichkontrolle Reinigung	Leitung Facility-Management	ja
Täglich	Kontrollrundgang Gebäude	Hauswartung	ja
Täglich	Zuteilung und Abarbeitung Tickets und Fehlermeldungen - tagesfertig	Leitung Facility-Management	ja
Sofort ad hoc	Beheben Sicherheit relevanten Massnahmen (z.B. defekte Türen etc.)	Leitung Facility-Management	nein

 

Im Anschluss erstellst du eine weitere Tabelle, um detaillierter herauszufinden, wofür du Zeit investierst. Eine mögliche Struktur dieser Tabelle könnte sein «Erfassungsdatum, Thema, Beschreibung Fehlleistung, Quelle». Dann erfasst du täglich immer wieder Themen, die dir aufgrund folgender Kriterien auffallen:

• Was stört dich immer wieder in deinem Arbeitsalltag?
• Welche Fehler oder Ineffizienzen erkennst du aufgrund von Reklamationen und Hinweisen?
• Tipp: Sammle diese Punkte über mehrere Wochen. Unser Gedächtnis ist selektiv – was vor einem Monat passierte, ist oft schon vergessen.

Beispiel Fehlleistung

Erfassungsdatum	Thema	Beschreibung Fehlleistung
12.4.2026	Defekte Türe	Türe lässt sich trotz Verschluss durch elektronisches Schliesssystem mit einem scharfen Gegenstand öffnen
23.04.2026	Organisation Lager	Fehlende Beschriftung – Werkzeuge sind immer anders versorgt
02.05.2026	Vertragsmanagement	Servicevertrag mit Firma XX nicht auffindbar

 

Und jetzt? Woran erkennst du, wo deine Zeit bleibt und wo Potenziale liegen? Fang mit kleinen Schritten an und notiere die Fehlleistungen systematisch: Setze dir einen Reminder, um festzuhalten, was dich stört – über mehrere Wochen. Ergänze parallel dazu deine Aufgabenübersicht. Nach 4-6 Wochen analysiere die Fehlleistungen: Gibt es Muster? Häufigkeiten? Sind die Ursachen klar – oder fehlen Details? Du wirst sehen, dieser erste Schritt hilft dir, mehr Klarheit über deine Aufgaben, Rollen, Abhängigkeiten und Zeitfresser zu erhalten. Für dich, dein Team, deine Abteilung. Und die Faktenlage schafft Argumente, zeigt Potentiale auf und Handlungsspielraum.
 

Der nächste Schritt: Handeln statt warten

Die gute Nachricht: Du musst nicht alles allein schaffen. Ja, der wichtigste Faktor bist du – und deine Bereitschaft, den ersten Schritt zu machen. Werde dir bewusst, was in deinem Handlungsspielraum läuft. Dann wird klar, was du brauchst:

• Eigenrecherche? Hole dir das notwendige Wissen.
• Weiterbildung? Ein kompakter Lehrgang kann Impulse setzen.
• Sparring? Gezielte Prozessbegleitung bringt Klarheit.
• Inspiration? Der mitPlan-Blog liefert dir regelmässige Denkanstösse.

Die Welt ändert sich nicht über Nacht. Doch schrittweise können Berge versetzt werden.

 

Was ist deine grösste Blockade – und was wirst du diese Woche tun, um sie zu überwinden? Teile es mit uns – per LinkedIn oder an bettina.freihofer@mitplan.ch.

 

Text: Bettina Freihofer Estrada
Bettina Freihofer Estrada begleitet seit über 15 Jahren Menschen und Organisationen in ihrer gemeinsamen Potenzialentwicklung. Für glückliche Menschen und zukunftsfähige Organisationen.